Document Management

Waarom document management?

We besteden gemiddeld een uur per dag aan het zoeken naar informatie. Dit betreft vooral de ongestructureerde informatie zoals die in email, de Windows verkenner en in papieren archieven is opgeslagen. Het lastige daarbij is vooral dat informatie vaak niet op de plek staat waar men verwacht dat het zou moeten staan. Als het document zelf gevonden is, is het zoeken in het document ook nog tijdrovend.

Hoe werkt document management?

Een document management systeem is geschikt om allerlei documentsoorten in op te slaan. De documentstromen kunnen al dan niet automatisch worden opgevangen en in het juiste archief worden gezet.

Alle documenten/bestanden kunnen van zelf in te stellen kenmerken worden voorzien. Bijvoorbeeld leverancier, factuurnummer en –datum bij facturen of BSN, achternaam en datum in dienst bij PZ-dossiers. Daarnaast wordt alle tekst in de documenten geïndexeerd. Dit betekent dat er in de tekst van documenten gezocht kan worden naar trefwoorden. Een soort Google voor het eigen achief!

Door de indexering kunnen documenten razendsnel (enkele seconden) worden teruggevonden aan de hand van hun kenmerken of trefwoorden in de tekst. Via de ingebouwde viewer kunnen documenten direct worden bekeken zonder eerst de juiste applicatie te starten. Dit scheelt ook veel tijd. Als het juiste document is gevonden dan kan dit worden geopend (kopie uit archief), geprint of doorgestuurd naar anderen.

Een document management systeem biedt uitgebreide instellingen op het gebied van gebruikersrechten en toegang tot archieven en documenten. Een DMS is veel veiliger dan de Windows mappenstructuur.

Bovendien biedt document management
aanvullende functionaliteit op het gebied van:

Versiebeheer
Audit logging (wie heeft wanneer wat gedaan)
Bewaartermijnen en vernietiging
Toegangsmogelijkheden via internet

Besparingen en terugverdientijd

De besparing is gebaseerd op de reductie van de zoektijd van 4 uur per gebruiker per week. Hierdoor wordt een digitaal archiefsysteem over het algemeen binnen 3 maanden terugverdiend.

Verdere voordelen van document management zijn:

Papier hoeft niet meer bewaard te blijven (na goedkeuring van officiële instanties)
Veel minder risico op verlies van informatie
Veel betere beveiliging van informatie